De Eerste Helmondse Accordeonvereniging Accordeana (kortweg Accordeana) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Accordeana houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type
p persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy reglement;
– Verwerking van uw persoonsgegevens is enkel beperkt tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden
w waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens
g gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Accordeana zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy reglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Onderstaand geven wij een nadere uitwerking of toelichting op datgene wat hierboven is beschreven.
Verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging
Persoonsgegevens van leden van Accordeana worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden t.b.v. lidmaatschap accordeonvereniging;
– Aanvragen (gemeentelijke) subsidies;
– Communicatie over uitvoeringen en/of overige informatieverstrekking omtrent verenigingsactiviteiten (via nieuwsbrieven,
f folders, posters, website en sociale media.
Grondslagen voor het gebruiken van deze persoonsgegevens zijn de ondertekende Privacy verklaring en de inschrijving voor de nieuwsbrief die onder de leden van Accordeana wordt verstrekt.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Accordeana de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Adres, postcode en Woonplaats;
– (Zakelijk) Telefoonnummer;
– (Zakelijk) E-mailadres;
– Bankrekeningnummer;
– Geboortedatum;
Voor de communicatie en overige informatieverstrekking kan Accordeana gebruik maken van foto’s, geluidsfragmenten of filmbeelden die gemaakt zijn tijdens verenigingsactiviteiten.
Bij publicatie van foto’s of bewegende beeld houdt Accordeana rekening met auteurs- en portretrechten. Dit betekent onder andere dat bij publicaties waarbij één of twee personen in beeld zijn of waarvan het redelijk belang van de geportretteerde in het geding kan komen voorafgaand de publicatie, toestemming wordt gevraagd aan geportretteerde.
Bewaartermijn
Accordeana bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
De persoonsgegevens worden door Accordeana opgeslagen gedurende de looptijd van het lidmaatschap. Voor de gegevens in de financiële administratie geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Foto’s, geluidsfragmenten of filmbeelden blijven in opslag gedurende het bestaan van Accordeana.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens Accordeana van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met op met de Wilco van Laarhoven of Elize Doolaar!